首先，收到客人的郵件，就要對郵件進(jìn)行閱讀，在這過程中，“閱讀”不是單純的知道它的意思是什么就夠了，在懂得郵件的基礎(chǔ)上，還要去“悟”用自己獨(dú)特的思維方式去想，這是很關(guān)鍵的。一般來說。要有一定的外貿(mào)經(jīng)驗(yàn)和豐富的外貿(mào)知識。

接著，在看過客人郵件之后，在自己的心里就要有一個(gè)回復(fù)客人的大概的思路：第一應(yīng)該說什么，第二必須說什么等等，在頭腦中要形成一種意識，卻不可馬虎對待或者覺得沒什么難的，只不過一封郵件而已，這是很不應(yīng)該的。　　
第三：有了思路之后，就正式開始寫郵件了。這是最最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在這過程中，首先就是按著上面的思路開始寫。在這樣的思路上，就要注意與客人溝通的語言表達(dá)技巧了，一般說來要注意以下幾點(diǎn)：
1.選擇積極的用詞與方式。;2：善用“我”代替 “你。”
多用語言表達(dá)我在為了共同的利益而不斷的努力。

凡是皆有可能”也即是：看似很復(fù)雜的東西，都要朝著可能的方向去走，只要自己想得到的事情就會有可能解決，而不要看到客人郵件好像這個(gè)項(xiàng)目不可能合作就放棄，而是要積極的態(tài)度去對待每一件事情。第四：郵件寫完了之后，還要認(rèn)真的檢查一至二遍，看看是不是還有什么要補(bǔ)充的或者哪一句用什么樣的方式表達(dá)更合適。　　看朋友回復(fù)客人短短的一封郵件，整整花了兩個(gè)多小時(shí)，真的讓我受益非淺－－經(jīng)驗(yàn)，專業(yè)水平，獨(dú)特的思維，悟性－－非常的重要。
　對于自己，真的需要不斷的實(shí)踐/操作，把理論與實(shí)踐結(jié)合起來，積累經(jīng)驗(yàn)，努力做得更好！