首先，收到客人的郵件，就要對(duì)郵件進(jìn)行閱讀，在這過(guò)程中，“閱讀”不是單純的知道它的意思是什么就夠了，在懂得郵件的基礎(chǔ)上，還要去“悟”用自己獨(dú)特的思維方式去想，這是很關(guān)鍵的。一般來(lái)說(shuō)。要有一定的外貿(mào)經(jīng)驗(yàn)和豐富的外貿(mào)知識(shí)。

接著，在看過(guò)客人郵件之后，在自己的心里就要有一個(gè)回復(fù)客人的大概的思路：第一應(yīng)該說(shuō)什么，第二必須說(shuō)什么等等，在頭腦中要形成一種意識(shí)，卻不可馬虎對(duì)待或者覺(jué)得沒(méi)什么難的，只不過(guò)一封郵件而已，這是很不應(yīng)該的。　　
第三：有了思路之后，就正式開(kāi)始寫(xiě)郵件了。這是最最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在這過(guò)程中，首先就是按著上面的思路開(kāi)始寫(xiě)。在這樣的思路上，就要注意與客人溝通的語(yǔ)言表達(dá)技巧了，一般說(shuō)來(lái)要注意以下幾點(diǎn)：
1.選擇積極的用詞與方式。;2：善用“我”代替 “你。”
多用語(yǔ)言表達(dá)我在為了共同的利益而不斷的努力。

凡是皆有可能”也即是：看似很復(fù)雜的東西，都要朝著可能的方向去走，只要自己想得到的事情就會(huì)有可能解決，而不要看到客人郵件好像這個(gè)項(xiàng)目不可能合作就放棄，而是要積極的態(tài)度去對(duì)待每一件事情。第四：郵件寫(xiě)完了之后，還要認(rèn)真的檢查一至二遍，看看是不是還有什么要補(bǔ)充的或者哪一句用什么樣的方式表達(dá)更合適。　　看朋友回復(fù)客人短短的一封郵件，整整花了兩個(gè)多小時(shí)，真的讓我受益非淺－－經(jīng)驗(yàn)，專(zhuān)業(yè)水平，獨(dú)特的思維，悟性－－非常的重要。
　對(duì)于自己，真的需要不斷的實(shí)踐/操作，把理論與實(shí)踐結(jié)合起來(lái)，積累經(jīng)驗(yàn)，努力做得更好！