在采購流程的初始階段，需要確定采購需求，公司也面臨著“制造或者購買”的選擇問題。必須決定哪些產(chǎn)品或活動將由公司自己制造或者執(zhí)行，哪些產(chǎn)品或活動將 被對外轉(zhuǎn)包。隨后要討論的就只是外包的問題。這個過程從草擬所要購買的項目的說明書開始。

        (一)下單

        1.通常情況下，采購員接到缺料，獲取缺料以下基本信息：存貨編碼，產(chǎn)品型號，數(shù)量。

        2.分析缺料信息是否合理，再將定單下給供應(yīng)商，定單必須含有以下信息：材料型號，數(shù)量，單價，金額，計劃到貨日期。

        3.采購審核員根據(jù)具體情況進行定單審核

        4.定單傳真給客戶以后，采購員需要與客戶確認(rèn)采購信息，并要求簽字回傳。

        (二) 稽催

        采購定單完畢以后，采購員根據(jù)采購定單上要求的供貨日期，采用時間段向供貨商反復(fù)確認(rèn)到貨日期直至材料到達我公司。

         (三)入庫：

        1. 實物入庫：

        收貨員收材料之前需確認(rèn)供應(yīng)商的送貨單是否具備以下信息：供應(yīng)商名稱，定單號，存貨編碼，數(shù)量；如定單上的信息與采購定單不符，征求采購員意見是否可以收下。

        2.單據(jù)入庫：

        采購員根據(jù)檢驗合格單，將檢驗單上的數(shù)據(jù)入到用友中，便于以后對帳。但也存在些問題，表現(xiàn)為：(1).外加工的檢驗合格單沒有入庫；(2).采購入庫定單號和數(shù)量比較混亂。

        (四)退貨

        采購填寫退貨單，進行定單退貨。

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