1：郵件寫法
明確的主題
一個(gè)不明確的主題，會(huì)讓客人根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個(gè)就需要經(jīng)驗(yàn)了，內(nèi)容要言簡(jiǎn)意賅，直接吸引客人通過主題去點(diǎn)開郵件，目的就達(dá)到了。至于他看了以后有沒有反應(yīng)，就要看實(shí)際情況和你內(nèi)容的功力了。
使用最最簡(jiǎn)單的詞匯和句子。
需要多學(xué)多模仿客人的郵件，用最簡(jiǎn)單的詞匯來表達(dá)你要表達(dá)的東西。外貿(mào)函電的精髓就是，“簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單再簡(jiǎn)單”，能用一個(gè)詞表達(dá)的絕對(duì)不用兩個(gè)詞或短語，能用一句話寫清楚的，絕對(duì)不寫兩句。誰能用最少的句子表達(dá)同樣的意思，那就是最厲害的！
多使用被動(dòng)語態(tài)。
我們明天會(huì)寄你樣品。中國人喜歡說We'll send you the samples tomorrow.
這句話沒錯(cuò)，語法正確，意思清楚，但是老外就不喜歡這樣說。他們通常會(huì)這樣寫：Samples will be sent to you
tomorrow. 用得是被動(dòng)語態(tài)，人稱就沒有了。
語氣要緩和。
其實(shí)郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和面對(duì)面的交談或者電話溝通是完全不一樣的。看一句話
“Pls give me reply today.” 這句話如果面對(duì)面講，客人不會(huì)覺得有什么問題，會(huì)很高興說ok，或者no
problem；如果電話里說，也不會(huì)有大問題；但如果放在郵件里，是不是略微生硬了一點(diǎn)點(diǎn)呢？如果改成"Could you please help
to give me reply today?" 用的是疑問句，加上could, help這樣的字眼顯得十分委婉，但是又明確表達(dá)了你希望今天得到答復(fù)的準(zhǔn)確意愿。這樣不是更好么？
所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"這樣的話在郵件來往中是很普遍的。除非你和客人已經(jīng)非常熟了，偶爾客套一下即可，平常就可以不需要了。


2：郵件忌諱
忌長(zhǎng)篇大論介紹。
寫公司介紹要看具體情況。如果公司有突出的優(yōu)勢(shì)，可以寫，但是最好一筆帶過就可以了。可以這樣寫：We
supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive
price. Hope to cooperate with you!
簡(jiǎn)單一點(diǎn)，一兩句話點(diǎn)到重點(diǎn)，調(diào)起老外的胃口，讓他反過來問你各種問題，你的目的就達(dá)到了。做業(yè)務(wù)久了你就發(fā)現(xiàn)，很少有客人每封郵件長(zhǎng)篇大論的，即使有，也是極少數(shù)的特例，或者是要確認(rèn)一些細(xì)節(jié)之類的。
不可過長(zhǎng)
客人的時(shí)間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想，一個(gè)不認(rèn)識(shí)的人發(fā)了一封又長(zhǎng)又臭的郵件給你，英語表述又不好，還
加了好幾M的附件，你會(huì)不會(huì)認(rèn)真去看？而且很多老外的時(shí)間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時(shí)間用來處理email，很多長(zhǎng)篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)
的，一般會(huì)被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。
不要使用奇奇怪怪的字體。
很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體，顏色，甚至放大，加粗，再用斜體等等，其實(shí)一眼看上去會(huì)讓人很不舒服。
經(jīng)常跟老外寫email的人會(huì)發(fā)現(xiàn)，客人很少會(huì)用奇怪的字體或者粗體，甚至全部大寫來寫郵件，除了少數(shù)的尼日利亞、非洲客人，歐美人一般比較常用的字體就
是以下幾種：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字體的，但相對(duì)少一點(diǎn)。一部分臺(tái)灣和香港客人會(huì)用PMingLiU這種字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍(lán)色，別在一封郵件里出現(xiàn)多種奇奇怪怪的顏色，像彩虹一樣，看著不舒服。
一般客人在郵件里特別加粗，或者大寫，或者用紅色標(biāo)注的，肯定是特別強(qiáng)調(diào)的東西。比如有個(gè)客人的郵件如下：
Dear C,
Please help to send the samples to my HK officeBEFORE THIS WEEKEND.
Thanks.
Rio
這就很明顯了，客人用大寫的目的是為了提醒并強(qiáng)調(diào)，必須要周末前寄出！可能這封郵件很簡(jiǎn)單，你不太容易忽視，但是如果一封很長(zhǎng)的郵件，里面詳細(xì)確認(rèn)各種規(guī)格的時(shí)候，突然加了一句要你周末前寄樣品，是很容易被忽略的。
不要說一些毫無意義的話。
比如Do you want our products？這句話被我列為最傻疑問句排行榜第一名。如果客人說No，你怎么回復(fù)？那就沒下文了哦。而且本身你是去推銷的，你希望客人感興趣，你要引起客人的興趣。但是這句話就大煞風(fēng)景，等于一下子就把客人逼到了絕路上，一定要說是或者否。
開發(fā)信還是要直接一點(diǎn)，告訴客人你是誰，你做什么，你的優(yōu)勢(shì)在那里。只要清楚表述出這3點(diǎn)，就完全足夠了。其他的東西可以以后慢慢談。
盡可能不使用附件和圖片。
附件和圖片并不是不好，但是第一次發(fā)開發(fā)信的時(shí)候如果有附件或者插入了圖片，很容易被國外的服務(wù)器攔截的。很多人喜
歡第一次聯(lián)系客人的時(shí)候就使用報(bào)價(jià)單，或者打包很多產(chǎn)品圖片，或者發(fā)電子樣本給客人，這樣的成功率并不高，不是被默認(rèn)為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只
有一種情況除外，當(dāng)你收到一個(gè)新客人的詢價(jià)的時(shí)候，那你回復(fù)的時(shí)候，就可以插入報(bào)價(jià)單或者圖片了。
第一次聯(lián)系客人的時(shí)候最好全文本，不要出現(xiàn)任何的圖片和附件。
不要插入U(xiǎn)RL鏈接。
很多朋友在寫開發(fā)信的時(shí)候，總是會(huì)在內(nèi)容里加上自己公司的網(wǎng)址，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做，同樣有很大的概率被服務(wù)器攔截掉的！最好在客人回復(fù)后，第二次給他寫郵件的時(shí)候插入這些就沒問題了。


3：寫作技巧


客戶分析
要對(duì)客戶進(jìn)行認(rèn)真的分析以后再寫開發(fā)信，切忌在沒有分析客戶類別、沒有清楚客戶需求的情況下就盲目地寫開發(fā)信，寫開發(fā)信要有針對(duì)性。盲目地寫開發(fā)信就像大海
撈針一樣，收效甚微。在寫開發(fā)信前一定要弄清產(chǎn)品是不是正是客戶需要的，客戶的規(guī)模是怎樣的等。要結(jié)合自己的產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，分析客戶情況，挑選出可能適
合自己的客戶群，有針對(duì)性地發(fā)郵件，哪怕一天只發(fā)十幾封，甚至是幾封，效果都要好過沒有針對(duì)性地發(fā)上幾百封。

注意時(shí)差
寫開發(fā)信時(shí)最好計(jì)算好中國與客戶的時(shí)差，在客戶上班或即將上班的時(shí)候發(fā)，這樣客戶讀到開發(fā)信并回復(fù)的概率就大大提高了。

如何介紹自己公司
開發(fā)信不宜過長(zhǎng)，重點(diǎn)介紹自己的產(chǎn)品。在信的結(jié)尾寫上自己的公司名字、標(biāo)志和網(wǎng)站網(wǎng)址，讓客戶覺得我們就是一家真實(shí)存在的有誠信的公司。

標(biāo)題內(nèi)容中加客人的名字
一般來說，寫外貿(mào)開發(fā)信應(yīng)該盡量用到對(duì)方的名字，使得開發(fā)信更加人性化和個(gè)性化。一般建議在標(biāo)題上直接寫上客戶的名字，比如可以有以下簡(jiǎn)單原始的模式：客戶名字+產(chǎn)品名稱；或者是：客戶名字+產(chǎn)品名稱+MADE IN CHINA;又或者是：客戶名字+我們是生產(chǎn)“產(chǎn)品名”的生產(chǎn)商；客戶名字+假定式開發(fā)信標(biāo)題，客人名字+疑問式開發(fā)信標(biāo)題。

如何在開發(fā)信里突出自己
就算挖空心思想也得想出自己的優(yōu)勢(shì)來。我以前也是在很小的貿(mào)易公司做sales，沒有產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)，沒有供應(yīng)商優(yōu)勢(shì)，沒機(jī)會(huì)去展會(huì)，一開始連B2B都沒有，唯一的辦法就是google和歐洲的yellow page啊。
我當(dāng)時(shí)想出來的優(yōu)勢(shì)有這么幾個(gè)：
第一，我能在第一時(shí)間回復(fù)客人；
第二，我能一次性給全所有信息，包括產(chǎn)品信息和包裝資料，價(jià)格，裝箱量，起訂量，裝柜數(shù)，裝運(yùn)港，以及計(jì)算運(yùn)費(fèi)等等，只要客人一封詢價(jià)email就能得到完整回復(fù)；
第三，我能提供免費(fèi)樣品；
第四，我能提供免費(fèi)樣本；
還有第五第六第七第八，只要你用心去想，就一定能想出一些你的優(yōu)勢(shì)所在的。
看你有沒有花心思和動(dòng)腦筋了。銷售的精髓就是差異化營(yíng)銷！Evian礦泉水為什么賣9塊多一小瓶？那是因?yàn)樗牟町?br>化就在于它的水出自法國alpes山，純凈無污染，從生產(chǎn)到最后裝瓶沒有經(jīng)過任何一個(gè)人的手指，這就是它能做到，而別人做不到的，就是它的賣點(diǎn)！所以他就
能賣高價(jià)，拉開價(jià)格差距。

4：主體內(nèi)容
1)不長(zhǎng)篇大論的介紹公司或工廠；
2)不炫耀英文水平；
3)不插入超鏈接或圖片；
4)不說毫無意義的廢話；
5)少說從哪里得到客人聯(lián)系方式；
6)少用第一人稱；
7)少用書面語；
8)少用中國式英語。
外貿(mào)函電的精髓就是，“簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單再簡(jiǎn)單”。
再補(bǔ)充幾句：好的開發(fā)信肯定是必要的，但是當(dāng)大家有一封好的開發(fā)信寫給采購商后，大家請(qǐng)別忘記要進(jìn)行跟蹤。目前效果最直接的跟蹤客戶的方式就是打電話跟蹤。

5：退信的原因
1、郵箱地址出現(xiàn)拼寫錯(cuò)誤；
2、對(duì)方郵箱已經(jīng)棄用；
3、發(fā)件人自己的郵箱已滿，導(dǎo)致接收不到客戶郵件；
4、信件有可能被對(duì)方的郵箱默認(rèn)為垃圾郵件，而潛在客戶沒有定期審查垃圾郵件的習(xí)慣；
5、網(wǎng)絡(luò)原因，或者郵箱的穩(wěn)定性不好，導(dǎo)致發(fā)送失敗；
6、客戶國家過節(jié)，導(dǎo)致回復(fù)延遲；
7、郵件的標(biāo)題引不起客戶興趣；
8、帶有附件，客戶擔(dān)心病毒，不敢打開；
9、附件過大，不便打開，耗用資源，客戶直接刪除；
10、客戶可能不愿意相信免費(fèi)郵箱發(fā)的郵件并與其有郵件往來，擔(dān)心信息被竊取；
11、對(duì)客戶無絲毫了解，產(chǎn)品不對(duì)路；
12、誤讀客戶的求購信息，產(chǎn)品不對(duì)路；
13、客戶的求購信息發(fā)布已久，目前無需求；
14、給予對(duì)方的回信不夠及時(shí)，對(duì)方已經(jīng)找到好的買家；
15、不了解自己的優(yōu)勢(shì)產(chǎn)品和沒有把握好目標(biāo)客戶，大海撈針，開發(fā)信無針對(duì)性和目的性；
16、開發(fā)信文字格式大小不合適，閱讀吃力；
17、錯(cuò)別字，語法錯(cuò)誤太多，理解困難；
18、開發(fā)信行文措辭不夠?qū)I(yè)；
19、信件內(nèi)容沒有做到言簡(jiǎn)意賅并體現(xiàn)自身產(chǎn)品的價(jià)值；
20、對(duì)方國家擔(dān)心中國人的產(chǎn)品傾銷，給予高關(guān)稅以制約進(jìn)口，而客戶無意從中國進(jìn)口產(chǎn)品；
21、對(duì)方公司已有自己固定的供應(yīng)商；
22、某些客戶發(fā)布求購信息的目的單純只是為了考察市場(chǎng)行情；
23、開發(fā)信的內(nèi)容無吸引力；
24、某些客戶可能不愿與中間商（foreign trade（外貿(mào)）公司）談合作事宜；
25、產(chǎn)品價(jià)格無競(jìng)爭(zhēng)力，報(bào)價(jià)過高，價(jià)格不在客戶的期望范圍之內(nèi)；
26、對(duì)方對(duì)你的公司與產(chǎn)品缺乏了解，有心理防范作用，擔(dān)心上當(dāng)受騙；
27、某些客戶由于對(duì)產(chǎn)品的需求時(shí)間較急，喜歡更直接的聯(lián)系方式，例如電話，傳真等，但是開發(fā)信上沒有標(biāo)明這些聯(lián)系方式；
28、對(duì)方可能設(shè)置了拒絕接收陌生郵件。



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